Clasificación de Cuentas
LA CUENTA:
Ingresos y salidas de dinero en efectivo, se registrará en la cuenta llamada “Caja”. Los dineros que están depositados en el Banco, se registrarán en Cuenta Banco.”
Las cuentas se pueden clasificar en diversas formas, por ejemplo: atendiendo a su significado económico-financiero, o por su fin o movimiento funcional, por su naturaleza, etc. En esta unidad se clasificaran de acuerdo con el papel que desempeñan en contabilidad. Las cuentas de clasifican en:
1. Cuentas Reales o de Balance.
2. Cuentas Nominales o de Resultado.
3. Cuentas de Valuación.
4. Cuentas Transitorias.
5. Cuentas de Orden.
Las Cuentas Reales o de Balance, representan bienes, derechos u obligaciones de la empresa, determinando su patrimonio. (Activo, Pasivo y Patrimonio).
Las Cuentas Nominales o de Resultados, son aquellas cuentas que registran los incrementos del patrimonio mediante los ingresos, o las disminuciones por los costos o egresos, ocurridos en un período determinado.
Las Cuentas de valuación, representan una disminución al saldo de las cuentas de activo a las cuales valúan. Las cuentas de valuación se utilizan para reflejar el valor de realización de algún activo o para mostrar el valor según libros o la distribución del costo histórico. Algunas cuentas de valuación o complementarias de activo son: Provisión para cuentas incobrables, Depreciación acumulada, Amortización acumulada, etc.
Las Cuentas Transitorias, son empleadas para reflejar operaciones que, debido a contratos o situaciones eventuales, impiden efectuar cargos o abonos a las cuentas correspondientes que reflejarían la operación comercial efectuada. Como su nombre lo indica (transitorias), al cesar el contrato o la eventualidad que lo motivó, se cancelan en la contabilidad. Algunas de estas cuentas son: Mercancías en Transito; Reclamaciones Pendientes; Partidas en suspenso; Diferencia en Caja, etc.
Las Cuentas de Orden, son aquellas que controlan operaciones que no alteran la naturaleza de los bienes, derechos u obligaciones de un ente. Las cuentas de orden deudoras se muestran al final del activo y las acreedoras al final del pasivo y patrimonio. Por lo tanto forman parte del Balance General pero no representan activos, pasivos o patrimonio.
Los Activos
Son cuentas reales, y tienen saldo deudor. Los activos se pueden subdividir en cinco (5) grupos:
1) Activos Circulantes o Corrientes.
2) Activos Fijos tangibles e intangibles.
3) Activos Diferidos o Cargos Diferidos.
4) Otros Activos.
Los Activos Circulantes o Corrientes:
Son todos aquellos bienes, recursos y derechos con valor económico, propiedades de la empresa, representadas por Dinero Efectivo, o que puedan convertirse en dinero, en servicios y consumirse, dentro de un periodo de un año, más o menos. Para que una partida pueda catalogarse como activo circulante o corriente ha de llenar los siguientes requisitos:
a) Estar representada por dinero o cuasidinero1.
b) Poderse convertir en dinero, servicios, o consumirse, en un periodo de un año, en las operaciones normales de la empresa o entidad.
Los Activos Fijos: Están representados por todos aquellos bienes, tangibles o intangibles, con que cuenta la empresa para el desarrollo de sus actividades en el logro de sus objetivos. Los cuales reúnen las siguientes características:
1) Son propiedad de la empresa.
2) Son de naturaleza perdurable.
3) Están destinados al uso en las operaciones propias de la empresa, y no para ser vendidos, aunque ocasionalmente puedan venderse, al omento de su retiro o de su reposición.
4) Tienen un valor significativo.
Los Activos Fijos Tangibles y sus cuentas, son aquellos de consistencia material y palpable. Entre las cuentas más comunes de este grupo, todas de saldos deudores (DEBE), se cuentan las siguientes:
a) Terrenos: Propiedades de la empresa y utilizados especialmente para sus actividades normales.
b) Edificios: Propios y para uso específico de la empresa en sus actividades operativas.
c) Mobiliario: Controla todos los muebles de la empresa.
d) Maquinarias y Equipo: Recogerá toda clase de maquinaria y dotaciones.
e) Vehículos: En esta cuenta se contabilizan los automóviles, camiones, camionetas, motos, etc., que posee la empresa para su uso y de su propiedad.
Los Activos Fijos Intangibles: Están formados por todos aquellos activos fijos de forma abstracta, inmaterial, y que ostentan un valor derivado de los derechos que confiere su propiedad y de la cuantía en que contribuyen a proporcionar ganancias a la organización. Esta cuenta tiene saldo Deudor.
Entre los activos fijos intangibles, existen algunos que tienen una vida útil delimitada por la ley o determinado por sus propias características; por lo que se les somete a amortización periódica que se registra en una cuenta de valuación. Una característica genérica de los activos fijos intangibles es la de su dificultad para asignarles valor con precisión. Entre las cuentas más comunes que conforman esta clase de activos se encuentran:
a) Plusvalía.
b) Patentes.
El Activo Diferido o Gastos Diferidos: También llamado Cargos
Diferidos, son desembolsos de cierta magnitud, que han de beneficiar a la empresa durante más de un periodo económico, Por lo que tales gastos, se han de diferir entre el número de años en que la empresa estimó el uso o disfrute de dicho desembolso. Esta cuenta tiene saldo Deudor.
Entre las cuentas que lo integran se encuentran las siguientes:
a) Gastos de Organización: son aquellos en que incurre la empresa cuando se inicia, tales como, Estudios económicos y de mercados, promoción, instalación de sistemas administrativos y de contabilidad, asesorías de todo tipo incluso jurídicas, redacción de documentos, registro mercantil, fiesta de inauguración, etc. Estos gastos se cargan al primer ejercicio económico. Estos gastos son diferidos en varios ejercicios económicos. Amortización.
b) Mejoras en Propiedades Arrendadas o Ajenas: Son reparaciones o construcciones realizadas en inmuebles que no son propiedad de la empresa. Estos gastos se suelen amortizar durante el periodo del contrato de alquiler.
c) Campaña Publicitaria: Son todos los gastos de publicidad efectuados por la empresa. Estos costos altísimos suelen diferirse durante varios años. Se ha de amortizar.
d) Descuento Sobre Bonos: Cuando la empresa coloca una emisión de bonos por pagar, con un descuento, lo razonable es que difiera el descuento durante los años de plazo de los bonos, y no que asuma toda la pérdida del descuento el año de emisión solamente.
e) Gastos de Investigación: ya sea de nuevos productos, mejores diseños, avances tecnológicos, inventos, etc.
Los Otros Activos o Activos Diversos, Son aquéllos que no se pueden clasificar debidamente en ninguno de los grupos de activos anteriormente clasificados. Su contenido es sumamente variable, de acuerdo al tipo de empresa. Vienen a ser activos que la empresa tiene como una inversión más o menos permanente, y no precisamente para que contribuyan a sus ingresos normales. O podrían ser activos ajenos al negocio de la empresa y que llegaron a su propiedad por embargos a deudores o morosos, etc.
Entre las cuentas que lo integran las más corrientes son:
a) Inversiones de la Reserva Legal.
b) Acciones de Compañías Filiales.
c) Inversiones de los Fondos.
d) Terrenos: Comprados para venderlos.
Las Cuentas de Orden: Son cuentas que se colocan después del total de los activos, como especie de recordatorios. No afectan la Ecuación
Patrimonial (Activo=Pasivo + Patrimonio), del patrimonio de la empresa.
Un ejemplo de cuenta de orden podría ser: por ejemplo… “Efectos al
Cobro en el Banco Tal”. La contrapartida de las cuentas de orden, se les llama “Cuentas de Orden Per Contra”, y se muestran después del pasivo y Patrimonio. Un ejemplo de ellas seria, “Efectos Enviados al Cobro”.
Está formado por todas las deudas que la empresa tiene contraídas con terceros o extraños. Esta deuda se hace extensible a toda clase de compromisos y obligaciones medibles en dinero. Son cuentas reales con saldos Acreedores por el HABER.
El Pasivo se divide en los siguientes grupos:
1) El Pasivo Circulante.
2) El pasivo a Largo Plazo.
3) El Pasivo Diferido.
El Pasivos Circulantes: También llamado pasivo corriente, lo constituyen las deudas que la empresa ha contraído con terceros, pagaderas a corto plazo, es decir, a no más de un año, aproximadamente, a contar de la fecha del Balance General. Los pasivos circulantes se pagan con activos circulantes, y en su presentación se han de colocar primero las cuentas de pago más inmediato, en el mismo orden de sus posibles vencimientos.
El Pasivos A Largo Plazo: Es aquel formado por todas aquellas deudas u obligaciones contraídas por la empresa, pagaderas a más de un año, más o menos, que no requieran de activos circulantes para su cancelación.
Las cuentas o partidas que conforman el Pasivo a Largo Plazo, son las siguientes:
a) Hipotecas por Pagar: Cuando el monto supere al año serán pasivos a largo plazo. Pero cuando el monto de la cuenta solo corresponda a un año pasarán a ser pasivos circulantes o a corto plazo; a menos que se piense y sea posible la renovación. Debe indicarse su fecha de vencimiento.
b) Bonos por Pagar: Emitidos por la empresa. Pero cuando el monto de la cuenta solo corresponda a un año pasarán a ser pasivos circulantes o a corto plazo. Debe indicarse su fecha de vencimiento.
c) Efectos por Pagar a Largo Plazo: Letras de cambio, giros y pagares a más de un año.
El Pasivo Diferido: También llamado como Créditos Diferidos, está formado por aquellas partidas de ingresos, por concepto de prestaciones en especies o en servicios, que ha de cumplir la empresa en un periodo de varios ejercicios económicos futuros. Estos ingresos se registrarán como pasivos, hasta el momento en que la empresa cumpla con las respectivas prestaciones; en cuya ocasión pasarán a ser ingresos devengados propiamente. Los pasivos diferidos no son pagados en dinero, por lo tanto no afectan el efectivo circulante.
Entre las cuentas que lo integran se encuentran:
a) Alquileres Cobrados por Anticipado.
b) Primas Sobre Bonos Emitidos.
c) Cualquier contrato de servicio a largo plazo.
Otros Pasivos o Pasivos Diversos: Son todas aquellas deudas que no pueden clasificarse en los grupos del pasivo enumerados anteriormente, entre las partidas que lo conforman se encuentran, los Depósitos en Garantía de clientes, por prestaciones en especie o en servicios, por ser prestados a largo plazo.
Los Pasivos Eventuales: También llamados Pasivos Contingentes; conformado por aquellas deudas, compromisos u obligaciones que eventualmente podría contraer la empresa; pero que, hasta la fecha del balance general, todavía no las ha contraído. Se hacen constar mediante notas a los estados financieros. Entre los pasivos eventuales más comunes se encuentran: Las fianzas y los Avales otorgados por la empresa; y los juicios pendientes en los tribunales, o a las reclamaciones extrajudiciales en proceso, con posibilidades inciertas.
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