Balance general

El balance general, también conocido como balance de situación, balance contable o estado de situación patrimonial, es un estado financiero que refleja en un momento determinado la información económica y financiera de una empresa, separadas en tres masas patrimoniales: activo, pasivo y patrimonio neto. 

La actualización del balance general es obligatoria como mínimo una vez al año. Es un documento público para todas las empresas, lo cual es bastante importante para posibles inversores de dichas empresas.

El balance general es una herramienta muy importante que nos ofrece información básica de la empresa en un solo vistazo. Por ejemplo cuánto efectivo tiene la empresa, la cantidad de deuda contraída o los bienes que dispone. Al disponer de tan amplia información es de vital importancia mantenerla en orden.

Un balance general es un informe detallado del estado financiero de una empresa, en un lapso de tiempo determinado (usualmente un año). Se compone de un resumen de todo lo que posee la empresa y lo que le adeudan (activos), lo que debe (pasivos) y lo que realmente le pertenece a los accionistas (patrimonio). Pero, ¿Cómo hacer un balance general?  Pon atención a lo siguiente.

Objetivos del balance general

Antes de aprender cómo hacer un balance general, es importante que conozcas los propósitos de su realización en la contabilidad financiera.

Además de preparase para conocer la situación financiera de la empresa en un periodo de tiempo determinado, se busca información que se constituya en una guía para la toma de decisiones financieras inteligentes. Por ejemplo:

• Naturaleza y valor de los activos.

• Naturaleza y alcance de las obligaciones.

• Capacidad de capital.

• Solvencia del negocio.

• Excedentes o insuficiencias de fondos en efectivo, bancos o inversiones.

• Excedentes o insuficiencias en flujo de caja.

• Sobrantes o faltantes en inventarios.

• Montos de las ventas a crédito.

• Efectividad de los procesos de cobranza.

• Nivel de las deudas contraídas.

Toda esta información se convierte en una base para la toma de decisiones estratégicas que den luces en torno al crecimiento del negocio y a mantener su estabilidad.

Por lo tanto, el balance general debe ser lo más acertado posible y tomar como fuente todos los registros financieros del periodo a evaluar.

A continuación, te presentamos un paso a paso de un balance general

1. Compila y registra los activos corrientes

Recopila y registra los montos correspondientes a los activos circulantes o corrientes, que son todos aquellos susceptibles de convertirse en dinero en efectivo durante un período normal de operaciones del negocio. A saber:

• Caja:

  Dinero en efectivo y cheques al día no consignados.

• Cuentas Bancarias

  Dinero almacenado en las cuentas corrientes de la empresa.

• Cuentas por cobrar

  Monto por recaudar de las ventas a crédito, letras de cambio, préstamos concedidos a empleados, socios o cualquier otro tercero.

• Inventarios

  Un resumen completo de las cantidades y valores de materias primas en bodega, productos en proceso, productos terminados y/o mercancías disponibles para la venta.

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2. Compila y registra los activos fijos

Los activos fijos son aquellos que no presentan un flujo o cambios constantes. Por ejemplo:

• Maquinaria y equipos.

• Vehículos y equipo de transporte.

• Mobiliario de oficina.

• Equipo de cómputo.

• Inmuebles.

• Terrenos.

El valor de cada uno de estos activos se determina por el valor comercial o de venta a la fecha de realizar el balance general. Sin embargo, cuando se trata de bienes adquiridos recientemente, se utiliza el valor de compra. En todo caso, hay que tener en cuenta que los activos fijos se deprecian a diario por el desgaste de su vida útil.

3. Registra los otros activos

A esta categoría pertenecen todos los activos que no se pueden clasificar como corrientes o fijos. Por ejemplo, los gastos pagados por anticipado y las patentes.

4. Suma los tres tipos de activos

Una vez individualizados y totalizados los activos circulantes, los fijos y los "otros", tienes que sumar sus montos para obtener el total de activos con que cuenta la compañía.

5. Registra los pasivos corrientes

Por pasivos corrientes se entienden las obligaciones y deudas que la empresa tiene que cubrir en un plazo inferior a un año. Entre estas, cabe destacar:

• Obligaciones bancarias

  Créditos y préstamos de cualquier índole inferiores a un año.

• Obligaciones con proveedores

  Facturas que le debes a los proveedores o cuya fecha de pago se aproxima.

• Anticipos de clientes:

  Todo abono realizado por algún cliente para la ejecución de un contrato sin ejecutar o terminar.

• Sobregiros:

  El monto de los sobregiros vigentes en la fecha de realización del informe.

• Cuentas por pagar a acreedores

  Las deudas con personas, jurídicas o naturales, diferentes a las entidades bancarias.

• Impuestos por pagar

  Todas las obligaciones tributarias que se adeudan a la fecha de realizar el balance, o que hay que pagar en un plazo de tiempo inferior a un mes.

• Prestaciones y cesantías consolidadas:

  Hace referencia a la suma del valor de las cesantías y demás prestaciones sociales que la empresa le adeuda a sus empleados, sin importar la modalidad de contrato bajo la que laboren.

6. Registra los pasivos fijos

Estos corresponden a deudas y obligaciones cuya exigibilidad es mayor a un año, como son:

• Créditos bancarios:

  Cuando son a mediano y largo plazo.

• Deudas con comercializadoras de vehículos o maquinaria:

  Las obligaciones con concesionarios y vendedores a crédito de máquinas y otros equipos necesarios para la operación empresarial.

• Documentos por pagar:

  Letras y demás obligaciones a pagar en el mediano y largo plazo.

7. Registra los otros pasivos

Corresponden a los que no se pueden clasificar como corrientes ni como fijos. Por ejemplo, el arrendamiento recibido por anticipado.

8. Suma los tres tipos de pasivos

Una vez individualizados y totalizados los pasivos fijos, los corrientes y los otros, tienes que sumarlos para obtener el valor total de este punto.

9. Registra el Patrimonio

El patrimonio corresponde a lo que le pertenece al empresario o accionistas al momento de realizar el balance y se compone de:

• Capital:

  La inversión inicial hecho por los distintos accionistas para poner en marcha la empresa o algún plan operacional.

• Utilidades Retenidas:

  Las ganancias que los accionistas han reinvertido en la empresa.

• Utilidades del período anterior:

  Ganancias de la empresa en el período inmediatamente anterior.

• Reserva legal:

  Hace referencia a las utilidades que por ley deben reservarse.

Todos los valores utilizados en este punto deben coincidir exactamente con los registrados en los informes al respecto.

10. Calcula los recursos de los que la empresa puede disponer para soportar los activos.

Una vez totalizado el capital, súmalo con el total de pasivos. El resultado corresponde a los medios o recursos de los que la empresa puede disponer para soportar los activos.

11. Aplica la Ecuación de Balance

Recuerda que esta fórmula dice que:

• Activo = Pasivo + Capital (o Patrimonio, o Fondos propios).

• Activo - Pasivo = Patrimonio

La suma del valor total de los Activos debe ser igual a la suma de valor total de los Pasivos más el valor total del Patrimonio. Esto garantiza un balance y estado financiero equilibrado.

En caso de que el Pasivo supere a los Activos, el valor de la partida de capitalización sería negativo, lo que significa que la salud financiera de la empresa anda mal. De hecho, si la diferencia es considerable, podrías estar frente a una quiebra.

12. Presentación del informe

La presentación del informe financiero queda a tu criterio, aunque es recomendable que complementes con gráficos y estadísticas, así como con cuadros comparativos que confronten el balance actual con los de años anteriores.

Algo que no puedes olvidar -en cuanto a la estructura de los datos- es la norma de ubicación: en la columna izquierda colocas los activos, ordenados en función de su liquidez; en la siguiente a la derecha, los pasivos, organizados en función de su exigibilidad; y en una tercera, el patrimonio, desglosado en sus diferentes componentes. Esto, con el fin de facilitar las comparaciones y la lectura de la información.

Ya sabes cómo hacer un balance general. A pesar de esto, los buenos contadores le dan valor a este informe con un análisis detenido de los resultados, que identifique fortalezas y debilidades, pero que también sea capaz de sugerir acciones a emprender para corregir las fallas.

El balance general es un informe financiero de vital importancia. Por eso, no está de más que en su realización te apoyes en las nuevas tecnologías, especialmente en los software contables online.

Además de que te garantizan acceso a toda la información que necesitas, sistematizada y completamente actualizada, agiliza los cálculos y les suma precisión. Incluso, algunos te ayudan a realizar gráficos y proyecciones que le darían valor a tu trabajo. No se trata de que el programa te remplace, se trata de que simplifique tus tareas y optimices tu rendimiento.

El Balance General

El balance general o estado de situación financiera es un reporte financiero que funge como una fotografía al reflejar la situación financiera de una empresa a una fecha determinada. Está conformado por las cuentas de activo (lo que la empresa posee), pasivo (deudas) y la diferencia entre estos que es el patrimonio o capital contable. Así, muestra los datos correspondientes hasta la fecha en la que se emite el balance, generalmente el cierre del período fiscal. En términos de posiciones, un balance general brinda información acerca de la situación contable de una empresa.

Beneficios del Balance General

Esta información es sumamente valiosa para un banco que quiere determinar si una empresa está calificada para obtener un crédito.

Así mismo un inversionista podría tomar la decisión de invertir en dicha empresa, dependiendo de los resultados del balance general.

Clientes, proveedores e instituciones gubernamentales también pueden solicitar este informe. Todo con el fin de conocer la solidés de la empresa y establecer si pueden hacer negocios.

Por último, para el dueño de negocio y sus directivas, el balance general es una hoja de ruta para conocer sus posibilidades en el mercado. Sabrán qué tiene la empresa, qué debe y qué le deben. Información valiosa para la toma de decisiones.

Componentes del Balance General 

1. Activo: Los activos son cosas que posee una empresa o persona que tienen valor. Por lo general, esto significa que puedes venderlos o utilizarlos para fabricar productos o proporcionar servicios que puedan venderse. Los activos incluyen propiedad física como bienes inmuebles, camiones, equipos e inventario. También abarca cosas que no se pueden tocar pero que, sin embargo, existen y tienen valor, como marcas comerciales y patentes. El efectivo en sí mismo es un activo. También lo son las inversiones que realizas.

2. Pasivo: Son cantidades de dinero que una organización o persona debe a otras. Esto puede incluir todo tipo de obligaciones, como dinero prestado de un banco; arriendo por uso de un edificio; dinero adeudado a proveedores, etc.

3. Capital: Está comprendido por el capital, las utilidades retenidas, utilidades del período anterior y, en algunos casos, las reservas legales.

Partes del balance general

• Encabezado. Aquí figuran el nombre de la empresa, tipo del balance y período contable, así como otra información necesaria para proveer contexto a quienes lo reciban.
• Cuerpo. Aquí se registra el activo, el pasivo y el patrimonio, brindando información explícita y detallada respecto a cada uno de los elementos del balance.
• Pie. Aquí se deja constancia del nombre y firmas de quien realizó el balance, los rubros y cifras de las cuentas de orden, y las notas que sean pertinentes.

Formas de presentación del balance general

Un balance general puede presentarse de dos formas:

• Como reporte. Es un balance de una sola hoja, en el que se anota de manera ordenada los activos y pasivos de la empresa, de manera que formen columnas que evidencien la resta de los pasivos a los activos y evidencien el patrimonio o capital total.
• Como cuenta. Se realiza en dos páginas: en la izquierda se registran todos los activos y en la derecha todos los pasivos y el capital contable.

Estructura del Balance en forma de cuenta